La guía definitiva para la administración de flotas

Transportar personas, mercancías y suministros del Punto A al Punto B hace que la gestión de flotas sea una de las habilidades más importantes para cualquier empresa de logística. Con más de 3.5 millones de camioneros en la carretera en los Estados Unidos, las carreteras están abarrotadas, y el aumento de conductores distraídos hace que las condiciones de las carreteras sean más peligrosas que nunca. La gestión de flotas es la habilidad detrás de escena que potencia gran parte de la economía de Estados Unidos hoy en día. Abarca una amplia variedad de tareas operativas que incluyen seguridad, cumplimiento, logística y más, la gestión de flotas requiere la coordinación de una gran cantidad de datos. En esta guía, cubrimos los conceptos básicos de la administración de flotas: qué es, por qué es importante y cómo beneficia a su organización.

¿Qué es la gestión de flotas?

¿Qué significa la gestión de flotas? La gestión de flotas se refiere a la operación de múltiples vehículos al servicio de un negocio. Una flota puede ser unos pocos camiones de reparto para una pequeña empresa o cientos de vehículos comerciales para el transporte pesado. Independientemente del tamaño, se necesitan habilidades logísticas y operativas significativas para coordinarse, generalmente realizadas por uno o varios administradores de flotas. ¿Qué hace un gerente de flota? Gestores de flotas supervisar las operaciones diarias de la flota de traslado de personas, bienes o materiales del Punto A al Punto B. Esto incluye:

• Establecimiento de rutinas y prácticas de seguridad
• Realización o programación de mantenimiento y mantenimiento de rutina
• Seguimiento de ubicaciones de vehículos y coordinación de los horarios de los conductores
• Garantizar el cumplimiento de las regulaciones gubernamentales, como el Acuerdo Internacional del Impuesto sobre los Combustibles (IFTA) al cruzar las fronteras estatales

Conductores de flota son las personas que hacen que la magia suceda. Operan uno o más de los vehículos de su flota, ya sea un taxi o una excavadora en un sitio de construcción. Conductores de flota:

• Tener una licencia de conducir válida, incluyendo una licencia de conducir comercial (CDL) si es necesario
• Operar con un historial de conducción limpio
• Pasen por un entrenamiento riguroso en la operación de vehículos en una variedad de terrenos, situaciones y escenarios climáticos
• Llevar a cabo el mantenimiento básico del vehículo, como cambiar llantas o aceite
• Mantenga la calma bajo presión

¿Qué es el Software de Administración de Flotas?

El software de administración de flotas principalmente recopila, almacena, procesa, monitorea y genera informes sobre las actividades de la flota a lo largo del ciclo de transporte. A través de estas plataformas de software se reporta información sobre el conductor, vehículo, combustible, accidentes, y condiciones de la carretera. En el extremo corporativo, el software maneja el performance de los controladores, la comunicación y el cumplimiento de normas. A menudo se combina con hardware como cámaras que graban la actividad del conductor y la carretera. En conjunto, el software de administración de flotas brinda a los gerentes de flotas y líderes una visión de 360 grados de cómo se desempeñan sus conductores y vehículos a lo largo del tiempo.

Tipos de Flota Comunes

La tecnología que necesitan los administradores de flotas varía según el tipo y tamaño de la flota. Los tipos de flota más comunes incluyen:

• Flota de entrega o flotas de pequeñas empresas, como los de floristas, panaderías, catering y entrega de alimentos, contratistas y proyectos de construcción más pequeños como electricistas, HVAC o exterminio, y paisajismo
• Flotas de transporte, como los de taxis, empresas de viajes compartidos, autos de alquiler o camionetas de mudanza, que pueden estar a cargo de transportar personas, bienes o materiales a través de distancias más largas, y agregar complejidad adicional con clientes como pasajeros o conductores
• Flotas de camiones generalmente se centran en semirremolques de larga distancia que transportan cargas de gran volumen a largas distancias. Debido a que a menudo son vehículos más grandes y pesados, vienen con problemas de seguridad adicionales y regulaciones para que los administradores de flotas hagan malabares.
• Flotas comerciales varían en tamaño y alcance dependiendo del tamaño del negocio. El envío a gran escala a través del país, la entrega, la mudanza y la construcción caen bajo este cubo.

Los vehículos de flota más comunes incluyen furgonetas velocistas, camionetas cubo, tractor-remolques, camiones semihaul, minivans, camionetas pickup y otras camionetas de carga. La cantidad de vehículos, tipo de vehículos, industrias en las que opera, estados y países de operación, y si los clientes operan o no en sus vehículos determinan el tipo adecuado de software de administración de flotas para usted.

Tipos de Software de Administración de Flotas

No hay un software único para su flota. Evalúa lo que más te importa. Muchas soluciones de software, como Netradyne, ofrecen más de una de estas características.

• Dispositivos de registro electrónico: Bajo la Federal Motor Carrier Safety Administration (FMCSA, por sus siglas en inglés), los conductores deben registrar registros de horas de servicio utilizando dispositivos electrónicos de registro (ELD, por sus siglas en inglés) que cumplen con las normas gubernamentales.
• Sistema de seguimiento de flota: Utilice el rastreo GPS para comprender de un vistazo dónde se encuentra cada miembro de su flota en un momento dado, incluidas las rutas, la velocidad y la ubicación. Esto puede incluir tráfico en tiempo real o actualizaciones meteorológicas.
• Software de gestión de flotas de vehículos: Administre la seguridad del vehículo, los hitos de servicio y la eficiencia del combustible, para que sepa cuándo pedir más piezas o poner vehículos para el servicio.
• Videotelemática y otras soluciones de monitoreo de flotas: Capture el 100% del tiempo de conducción con cámaras dentro de la cabina y externas que utilizan IA y Edge Computing para “ver” la imagen completa de la experiencia de manejo, entregando una puntuación integral del conductor.

Beneficios de la Administración de Flotas

Los sistemas integrados de administración de flotas brindan tranquilidad a su equipo. Al cerrar la brecha entre los administradores de flotas y los conductores de flotas, los empleados pueden trabajar juntos para crear una cultura de seguridad, transparencia y responsabilidad que mejore el desempeño del conductor, aumente la eficiencia y mantenga prácticas de conducción seguras.

Para los conductores de flotas

La American Trucking Association estima que habrá un déficit de hasta 175 mil camioneros para 2026. Es más importante que nunca crear una cultura que apoye y aliente a tus conductores. Los incidentes sucederán - pero con la tecnología adecuada en su lugar, es posible eliminar escenarios “él dijo, ella dijo” y entrenar a los conductores para que sean lo mejor que puedan ser.Por eso Jay Doescher, el presidente de Fuchs Trucking, implementó un programa de gestión de flotas que empoderó a los conductores recompensando su buen comportamiento. Quería que todos sus 100 empleados se sintieran parte del equipo.

“Creemos que nuestros conductores están tan interesados en la seguridad y la gestión de su desempeño como nosotros. El programa Driveri le ha dado a nuestra empresa la oportunidad de reconocer a nuestros de alto desempeño e invertir en aquellos que podrían usar alguna capacitación adicional”.

Jay Doescher, presidente de Fuchs Trucking

Al usar Netradyne para enfocarse en administrar el desempeño del conductor, Doescher descubrió que instalar cámaras para sus conductores más nuevos o aquellos que necesitaban mejoras ayudaba a identificar hábitos riesgosos y a entrenar a los conductores para que se desempeñaran de manera más eficiente. También dieron a los conductores la oportunidad de optar por participar en su programa de recompensas en el que los conductores podrían ganar cientos de dólares en bonificaciones en función de su desempeño al volante - y construir una cultura de seguridad que fomente la transparencia y la rendición de cuentas y motive a los conductores a dar lo mejor de sí. Al invertir en su desempeño y desarrollo profesional, Doescher y su equipo aumentaron el rendimiento de los conductores, reduciendo el exceso de velocidad y las infracciones de semáforos en más de un 50%.

Para administradores de flotas

Los administradores de flotas tienen mucho que hacer: entre el seguimiento de la flota, la logística, la administración de conductores y el mantenimiento de vehículos, son responsables de mantener las flotas en movimiento y a tiempo. Con una solución efectiva de gestión de flotas, mejore la eficiencia sin sacrificar la seguridad y el cumplimiento.Keith Wilson de Sharp Transport sabía que muchas cosas habían cambiado desde que el fundador John Sharp inició la empresa con un solo tractor en 1979. Necesitaban un sistema que mantuviera su flota segura y protegida mientras optimizaba las operaciones.

“Antes de comprar el sistema Netradyne Driveri para nuestra flota, confiábamos en los sistemas de mitigación de choques para reportar comportamientos de conducción inseguros y datos de choques. Hemos examinado varios sistemas de cámaras y nos decidimos por Netradyne por la calidad del video, la facilidad de uso de la plataforma y el sistema de cuatro cámaras. La cámara delantera tiene una resolución de 1080p y captura video increíblemente claro”. - Keith Wilson

Cuantos más datos tengan a su disposición los administradores de flotas de datos, más decisiones informadas podrán tomar sobre las operaciones, priorizando qué métricas mejorar y qué resultados importan. Mantener registros precisos de operaciones, controladores e incidentes elimina el estrés de la administración y agiliza los procesos típicos como las órdenes de trabajo, el presupuesto y el mantenimiento preventivo. Abordar la tasa de incidentes como su primera métrica de mejora, los administradores de flotas de Sharp pueden trabajar directamente con los conductores para mejorar las condiciones de seguridad y generar confianza, para que cada empleado pueda concentrarse en el trabajo en cuestión. Sharp Transport vio caer las tasas de accidentes en un 125% después de implementar el sistema de gestión de flotas de Netradyne.

Para la seguridad de la flota

De 2009 a 2018, el número de camiones y autobuses grandes involucrados en accidentes fatales se disparó por 48%. Sistemas de carga TITAN notaron una tendencia alarmante similar dentro de su flota de 47 conductores y 41 camiones. De 2014 a 2017, los incidentes se triplicaron, duplicando sus costos de siniestros y aumentando el riesgo de muertes. Entre el aumento de las velocidades de las carreteras, los presupuestos más bajos para hacer cumplir la ley y un aumento de conductores distraídos en la carretera, el presidente de TITAN, Keith Wilson, sabía que tenían que hacer algo diferente.

“Si podemos salvar una vida, vale la pena. Tuvimos cero eventos deducibles en el último año, y nos sentimos seguros de que es por el comportamiento del conductor que pudimos mostrarlos a través de la IA. El monto que bajamos nuestro seguro de flota fue mayor que el monto que pagamos por el sistema Netradyne Driveri”. - Keith Wilson, Presidente, TITAN

Es por eso que comenzaron un programa de gestión de flotas completamente nuevo con Netradyne, uno que volteó el guión sobre la seguridad de la flota.

Creación de una cultura de seguridad dentro de la organización

Un programa integral de gestión de riesgos requería ante todo cambiar la forma en que los conductores y gerentes percibían la seguridad en Titán. Necesitaban construir una cultura que respalde e incentivara la conducción segura. Hacer este tipo de cambios requiere que todos, desde la alta dirección hasta los supervisores locales, se comprometan -escuchar a los conductores y sus necesidades, entender qué tipo de incidentes enfrentan con mayor frecuencia y poner en marcha una política que defina claramente los comportamientos aceptables y los inacepables.Cuando ocurre un evento -ya sea un accidente, una infracción, una violación, o exceder un umbral de organización establecido- es fundamental que se tomen medidas de inmediato para mejorar el comportamiento del conductor. La acción puede incluir capacitación de conductores, coaching de supervisores u observaciones de conducción, pero debe ser inmediata para reforzar las expectativas de conducción segura. Eso no tiene que ser solo para una acción negativa. Reforzar el comportamiento positivo, ya sea conducir el límite de velocidad, detenerse en una señal de alto o moverse para vehículos de emergencia, hace más para reforzar los hábitos positivos que centrarse siempre en lo que va mal. Está comprobado que cuando los conductores son apreciados por su buen trabajo, la productividad de una empresa aumenta. programa de seguridad de flota con reconocimiento positivo incorporado facilitará esta cultura de seguridad, aumentará la motivación y productividad de los conductores, retendrá a los mejores empleados y mejorará los resultados de su empresa. Con acceso a la imagen completa, TITAN pudo reducir eventos inseguros en 77% en 10 meses de uso. Los resultados fueron una caída dramática en los costos de siniestros (79%) y los incidentes relacionados con colisiones (50% menos).

Cómo implementar prácticas de conducción segura

¿Cómo se ve una cultura de seguridad en la práctica? El mejor sistema de gestión de flotas saca el juego de adivinanzas de la ecuación. Avanzadas cámaras de video dentro de la cabina como Netradyne “ven” el 100% del tiempo de conducción, compilando todos los eventos de conducción en una puntuación de conductor para que los gerentes puedan ver fácilmente a los mejores y peores resultados. También cuenta con alertas en tiempo real para corregir y entrenar conductas riesgosas. Con este tipo de tecnología implementada, puedes:

• Crear objetivos pequeños: Concéntrese en una métrica de manejo a la vez. Es abrumador pedirle a un conductor que cambie repentinamente todo sobre cómo maneja, así que comience con algo específico, como conducir distraído o límites de velocidad. Una vez que se logra ese objetivo, puedes enfocarte en algo nuevo.
• Gamifica tu flota: Aumente la sensación de compromiso y logro con un sistema basado en puntos que se traduce en incentivos en efectivo o premios para una excelente conducción.
• Recompense el comportamiento positivo y reconozca a sus mejores conductores: Establezca el tono de que el comportamiento de conducción positivo genera ganancias. Hemos visto una y otra vez que una recompensa nominal en efectivo o un incentivo de premio puede acelerar el cambio.
• Entrenar a los conductores sobre hábitos de conducción más seguros: En lugar de centrarse en analizar incidentes después de que sucedan, prevenirlos con tecnología que evalúa la conducción en tiempo real, alertando a los equipos sobre comportamientos riesgosos. Una vez que TITAN habilitó cámaras interiores en las cabras de su flota, vieron una reducción del 96% en las alertas de conducción distraída en tan solo dos semanas. La IA dentro de Driveri capturó con precisión eventos de conducción distraída, y el sistema proporcionó alertas en la cabina para que los conductores pudieran ajustar su comportamiento.

Qué hacen los principales programas de mantenimiento de flotas

¿Cómo mejorar la gestión de flotas? Los mejores programas de mantenimiento de flotas proporcionan un enfoque holístico para la administración de flotas. Los equipos exitosos siguen estos consejos para la administración de flotas:

• Prevenir accidentes antes de que ocurran: Las alertas en tiempo real y la puntuación de comportamiento del conductor gamifican la experiencia de manejo y dan incentivos a los conductores para prácticas de manejo positivas y seguras.
• Mantenga los vehículos en la mejor forma: El seguimiento del uso del vehículo, el próximo servicio, los retiros y más le brinda la capacidad de mantener los vehículos de manera proactiva, haciéndolos más eficientes y seguros.
• Disminuir los costos de pólizas de seguro de flota y reclamos: Desde 2010 a 2018 el tamaño de los premios de veredicto creció 51.7% para los transportistas de riesgo bajo a medio. Las tecnologías de administración de flotas también proporcionan administración de riesgos, lo que reduce rápidamente las reclamaciones, accidentes e incidentes, y disminuye los costos de seguros. Además, muchas compañías de seguros ofrecen beneficios y descuentos al usar software de gestión de flotas como Netradyne.
• Aumente la rentabilidad: Mantenimiento predictivo y uso de tecnologías de gestión de flotas basadas en IA como telemática reduce los costos en un 10-40%, el downtime en un 50% y la inversión de capital en un 3-5%.
• Ofrezca la mejor experiencia del cliente en su clase: Al final del día, lo que mantiene a su empresa en el negocio es asegurarse de que las personas, los bienes y los materiales lleguen a donde necesitan a tiempo y de manera segura. El uso de un sistema integral de administración de flotas facilita el enfoque en el cliente.

Pensamientos finales

La gestión de flotas requiere mucha experiencia y conocimientos técnicos. Pero con un software efectivo de administración de flotas como Netradyne, ya estás a mitad de camino. Además de ofrecer una plataforma integral para sus necesidades de comunicación y seguridad de flotas, Netradyne ofrece la oportunidad de aumentar el rendimiento de su flota con resultados inmediatos. Netradyne proporciona tecnologías de vanguardia en IA, ML y Edge Computing para ayudar a reducir los accidentes mediante la creación de un nuevo estándar de conducción segura para vehículos comerciales. Nuestras soluciones de la industria reducen los incidentes de conducción y protegen contra reclamos falsos. Potenciamos a los conductores proporcionándoles más conciencia del comportamiento de conducción riesgoso y recompensamos la toma de decisiones seguras del conductor. Al capturar y analizar cada segundo del tiempo de conducción, la solución de seguridad basada en la visión de Driveri proporciona una visibilidad inigualable del rendimiento de la flota.