Reduce los Costos de Responsabilidad, Protege tu Flota con Estos Consejos de Capacitación para Conductores

Los accidentes de tráfico ocurren todos los días y representan más de 1.2 millones de muertes al año. Muchos de estos accidentes son evitables, especialmente con las medidas preventivas adecuadas en su lugar. En las flotas, estas medidas abarcan diferentes áreas como tener las herramientas tecnológicas correctas y políticas de mantenimiento. Ambas son importantes, pero incluso con los mejores vehículos y equipos, los accidentes aún pueden ocurrir si los conductores de estos vehículos no están debidamente capacitados para evitarlos. Capacitar a los conductores es un proceso continuo durante todo el período de su trabajo como parte de tu flota. Es del mejor interés de tu empresa asegurarse de que los conductores estén debidamente capacitados para conducir de manera segura, cumplir con las pautas regulatorias y realizar bien sus trabajos. Esto te ahorrará costos considerables de responsabilidad y promoverá la seguridad dentro de tu flota. Ya sea que realices capacitación interna o la subcontrates a un tercero, es esencial tener una lista de verificación de capacitación con todo lo que esperas que tus conductores obtengan de su capacitación. Los siguientes consejos te ayudarán a asegurar que los conductores obtengan el máximo provecho de su capacitación.

Crea una Política de Seguridad Integral

Una política de seguridad integral establece pautas estrictas que aseguran la seguridad de tus conductores así como de otros usuarios de la carretera que puedan encontrar. Debe ser lo más específica posible, ya que muchas reglas pueden perderse en áreas grises. Debe quedar claro que estas son reglas que deben seguirse, no meras sugerencias. Al crear una política de seguridad integral para tu flota, debes asegurar que: Cada conductor de la flota tenga una copia de la política de seguridad, la estudie y la firme. Se lleven a cabo pruebas de seguridad al final de diferentes niveles de capacitación para asegurar que los conductores hayan estudiado la política. Las políticas sean únicas para tu flota y consideren esas circunstancias únicas y constantes que tu flota enfrenta. La política muestre a los conductores cómo prepararse para eventos impredecibles, identificar estos problemas conforme ocurren y responder adecuadamente. Esto implica revisar una lista de verificación de posibles eventos como:

• Somnolencia
• Problemas del vehículo
• Cambios ambientales
• Amenazas de otros conductores

Típicamente, la política debe cubrir todos los posibles eventos de carretera recopilados de datos pasados de carretera, que pueden ser registrados por aplicaciones de gestión de flotas como Driver•i.

Implementa Capacitación Vehicular Adecuada

Para que las flotas operen de manera óptima, los vehículos siempre deben estar en excelentes condiciones de funcionamiento. Aunque el mecánico automotriz es responsable del mantenimiento y reparaciones serios, los conductores de la empresa también deben cuidar los vehículos que conducen. Desde la limpieza hasta llevar a cabo verificaciones rutinarias, los conductores deben entender la importancia de mantener sus vehículos en excelentes condiciones. Primero, cuando los vehículos desarrollan constantemente fallas debido al mantenimiento deficiente, el costo de reparación aumenta e indirectamente afecta su potencial de ganancias. Segundo, en varias empresas, los conductores son multados por negligencia vehicular. La capacitación combinada con políticas vehiculares estrictas que vienen con consecuencias por negligencia es una buena manera de asegurar que los vehículos de la flota sean cuidados. Un problema común que los conductores enfrentan en la carretera es el de problemas vehiculares sin precedentes. Incluso con prácticas de mantenimiento estelares, los vehículos pueden desarrollar fallas. Un aspecto central de la capacitación del conductor debe involucrar preparar a los conductores para esta situación. Usualmente, los sistemas automatizados de gestión de flotas, especialmente aquellos basados en inteligencia artificial, detectan fallas y recomiendan la mejor solución. Y los datos de conducción recopilados por sistemas como Driver•i pueden ser incorporados en programas de capacitación para ayudar a identificar áreas problemáticas. A pesar de la presencia de tal software, los conductores deben conocer el vehículo por dentro y por fuera. Al final de la capacitación, cada conductor debe saber cómo hacer cualquiera de lo siguiente:<ul

• Identificar la fuente de cualquier problema que surja. Por ejemplo, un conductor debe saber qué podría estar causando sobrecalentamiento o problemas con la hidráulica.
• Evaluar el daño para saber qué tan malo es y cuándo solicitar ayuda adicional.
• Llevar a cabo mantenimiento básico en el vehículo como cambio de aceite, cambio de llantas o apretar tornillos sueltos.
• Operar el vehículo en clima extremo como nieve o lluvia bajo diferentes condiciones de carretera incluyendo baches y límites de velocidad.
• Mantenerse actualizado en capacitación vehicular adicional y recordatorios.

Implementa Tecnología para Proteger a los Conductores

Puedes capacitar a tus conductores para hacer todo desde estar atentos a peligros de seguridad hasta manejar problemas adecuadamente, pero al final del día aún necesitan ayuda. Por mucho que los conductores puedan mover los vehículos de una ubicación a otra, hay muchos riesgos para los que pueden no estar preparados. También hay problemas que pueden ser incapaces de detectar en la carretera, o situaciones difíciles para las que pueden no tener soluciones. En casos como este, los conductores están protegidos por las herramientas tecnológicas correctas. Las mejores herramientas de seguridad del conductor, incluyendo Driver•i, tienen software incorporado de análisis de riesgos combinado con recopilación y análisis de datos, rastreadores GPS, sensores, cámaras y sistemas de comunicaciones. En muchos casos, estos componentes se combinan con inteligencia artificial que sirve como un entrenador a bordo para el conductor. Los sistemas de Inteligencia Artificial orientados hacia la gestión de flotas y seguridad del conductor se están volviendo cada vez más populares. La mayoría de ellos apuntan a simplificar los procesos de recopilar datos de carretera, monitorear conductores y navegar riesgos de carretera; sin embargo, son tecnologías nuevas y los conductores pueden necesitar capacitación para acostumbrarse a usarlas. Implementar este tipo de tecnología es excelente para tu flota - pero si tus conductores no saben cómo usarla, entonces el propósito se ve derrotado. Mientras diversificas la tecnología de tu flota, esto es algo que debes considerar. Como parte de su capacitación, los conductores deben aprender cómo usar y operar cualquier herramienta tecnológica utilizada por la flota. Idealmente deben poder acceder y entender cómo leer los datos recopilados por tales herramientas así como dar retroalimentación válida sobre qué tan bien funcionan. El material de capacitación tecnológica debe ser fácil de entender y bien formateado para aprendizaje rápido. También debes tener documentos de incorporación regularmente actualizados disponibles para períodos cuando los conductores tengan problemas con sus herramientas tecnológicas, incluso después de la capacitación. Estos documentos también pueden servir como manuales para conductores recién contratados que nunca han usado la herramienta antes.

Envía Recordatorios Frecuentemente

Similar a cómo tratarías cualquier otro anuncio de toda la empresa, memorandos y recordatorios por correo electrónico deben ser enviados a los conductores. Los recordatorios los mantienen actualizados sobre sus:

• Programas y horarios de capacitación de flota
• Actualizaciones de políticas
• Consejos de seguridad vial
• Horarios de reuniones
• Certificaciones requeridas
• Condiciones cambiantes de carretera
• Evaluaciones de rendimiento

Hay muchas maneras fáciles de enviar recordatorios, especialmente en flotas grandes. Puedes programar recordatorios en aplicaciones como Calendly, espacios de trabajo como Slack y Asana o plataformas de gestión de flotas. Cualquiera que elijas, tu objetivo debe ser mantener a los conductores actualizados sin bombardearlos con notificaciones. Los siguientes consejos te ayudarán a crear recordatorios perfectos:

• Programa recordatorios al inicio del mes vía Google Calendar, Calendly o cualquier otra plataforma de comunicación electrónica. Esto automatiza el proceso y envía recordatorios en los días programados sin interferencia alguna.
• Mantenlo simple y entrega solo los detalles necesarios.
• Dependiendo de tu cultura laboral, puedes mantenerlo formal o amigable.
• Agrega incentivos por asistencia o consecuencias por no presentarse.

Comunícate con los Conductores de Flota Regularmente

Formular un buen plan de capacitación requiere que entiendas a tus conductores y con qué aspectos de sus trabajos tienen más problemas. Esto implica comunicarte con ellos y mantener abiertas esas líneas de comunicación bidireccionales. La comunicación efectiva te ayuda a racionalizar el curso de capacitación de cada conductor, lo cual a su vez te ahorra dinero. Aparte de usar la comunicación como un medio para recopilar información relevante al material de capacitación, puedes usarla como una manera de recopilar retroalimentación. Debes estar dispuesto a entender qué partes de la capacitación encuentran abrumadoras y qué partes son más fáciles de comprender. La comunicación es un componente necesario para la capacitación del conductor porque te ayuda a hacer cualquiera de las siguientes cosas:

• Los conductores están mayormente en la carretera incluso durante períodos de capacitación, así que como gerente de flota, típicamente te comunicas con ellos vía llamadas telefónicas o dispositivos de comunicación en el vehículo. Por ejemplo, la Aplicación Móvil Driver•i puede proporcionar actualizaciones de rendimiento en tiempo real a los conductores mientras están en la carretera. Aunque esta es una buena manera de comunicarse, es importante esforzarse por la comunicación cara a cara cuando sea posible. De esta manera, puedes leer el lenguaje corporal y los matices no se pierden en la traducción.
• Escucha para entender, y no solo para responder cuando los conductores se comunican contigo durante estas reuniones. Como consejo, debes repetir lo que tu conductor ha dicho para que puedan confirmar si los has escuchado correctamente.
• Mantente calmado incluso cuando te enfrentes con quejas de conductores emocionales o abrumados.
• Haz preguntas en lugar de hacer suposiciones. Esto muestra que estás dispuesto a comprometerte con los conductores y realmente te preocupas por sus experiencias. Asegúrate de que estas preguntas no sean antagonistas o acusatorias. Por ejemplo, comenzar una pregunta con '¿por qué hiciste?' inmediatamente pone a un conductor a la defensiva y esto no es lo que estás tratando de lograr.
• La comunicación es una calle de doble sentido, así que asegúrate de responder cualquier pregunta que tus conductores puedan hacer honestamente y no las descartes.
• Alienta a tus conductores como puedas para mantenerlos enfocados y elevar su moral durante la capacitación.
• Si les dices a tus conductores que resolverás una queja, entonces debes hacerlo. Esto construye confianza con el tiempo y les permite abrirse más, llevando a transparencia total dentro de tu flota. Esto es valioso para cualquier gerente de flota.
• Mantén reuniones regulares y discusiones abiertas para que los conductores hablen libremente, hagan quejas, hablen sobre sus experiencias y reciban perspectivas. Permite a los conductores elegir los temas de los que les gustaría hablar antes de cada reunión. Esto establece el tono para que se abran.
• Recuérdales las reglas de seguridad y mantenimiento y actualízalos sobre el rendimiento de la flota.

Haz Responsables a los Conductores

El gerente de flota tiene la tarea de asegurar que los conductores estén debidamente capacitados respecto a seguridad, mantenimiento y cumplimiento regulatorio. Debe haber políticas que muestren las reglas para cada una de estas áreas y cómo evitar romperlas. Después de ser capacitados, una buena manera de hacer cumplir estas reglas y ahorrarle a la empresa costos de responsabilidad es asegurar que haya consecuencias por romperlas. Los conductores deben ser responsabilizados por acciones incorrectas e ilegales. Debe haber consecuencias específicas para acciones como:

• Exceso de velocidad
• Conducción imprudente y poner en peligro a otros usuarios de la carretera
• Comportamientos de conducción riesgosos intencionales
• No cumplir con la política de la empresa
• Negligencia vehicular

Las políticas deben declarar audazmente que el conductor entiende y está de acuerdo con las reglas de conducción delineadas así como las consecuencias de romperlas. Esta declaración debe ser firmada y archivada para uso futuro y revisitada cada vez que se revise la política. Para equilibrar estas consecuencias, podrías optar por ofrecer incentivos por buen comportamiento. Los conductores podrían ganar puntos, elogios, posiciones en una tabla de clasificación, bonos y otras recompensas por mantener un gran rendimiento laboral. Por ejemplo, Driver•i tiene un sistema GreenZone en el cual el rendimiento de los conductores puede ser actualizado en tiempo real y mostrado en la sede de la empresa. Esto puede motivar a los conductores a hacerlo mejor. Sin embargo, también puedes decidir no hacer esto porque debe ser el deber del conductor cumplir con todas las reglas. Cualquier cosa que decidas hacer depende de la preferencia.

Pensamientos Finales

La capacitación del conductor es importante para que las flotas se desempeñen bien y eviten accidentes. Aunque pueda parecer obvio, muchas empresas fallan en capacitar a sus conductores sobre peligros importantes de seguridad, o incluso prácticas de mantenimiento. Una encuesta de la organización benéfica de transporte Brake mostró que 28% de las flotas que entrevistaron no ofrecen a los conductores ninguna capacitación sobre velocidad. Aunque necesaria, la capacitación no debe ser apresurada. Para obtener los mejores resultados, tu horario de capacitación de flota debe ser deliberado y cubrir cada aspecto clave del trabajo del conductor incluyendo rendimiento en carretera, mantenimiento vehicular, cumplimiento y el uso de herramientas tecnológicas. Durante el proceso, debes ser paciente, transparente, alentador, pero firme. Deja que tus conductores sepan que la capacitación es obligatoria y debe tomarse en serio.