Réduisez les coûts de responsabilité, protégez votre flotte avec ces conseils de formation des conducteurs

Les accidents de la route surviennent chaque jour et représentent plus de 1,2 million de décès par année. Plusieurs de ces accidents sont évitables, surtout avec les bonnes mesures préventives en place. Dans les flottes, ces mesures s'étendent à différents domaines comme avoir les bons outils technologiques et politiques de maintenance. Ces deux éléments sont importants, mais même avec les meilleurs véhicules et équipements, des accidents peuvent toujours survenir si les conducteurs de ces véhicules ne sont pas adéquatement formés pour les éviter. Former les conducteurs est un processus continu tout au long de leur période de travail au sein de votre flotte. Il est dans l'intérêt de votre entreprise de s'assurer que les conducteurs sont adéquatement formés pour conduire de façon sécuritaire, respecter les directives réglementaires et bien accomplir leur travail. Ceci vous épargnera des coûts de responsabilité considérables et favorisera la sécurité au sein de votre flotte. Que vous meniez la formation à l'interne ou la confiiez à un tiers, il est essentiel d'avoir une liste de vérification de formation avec tout ce que vous attendez de vos conducteurs qu'ils acquièrent de leur formation. Les conseils suivants vous aideront à vous assurer que les conducteurs tirent le maximum de leur formation.

Créez une politique de sécurité complète

Une politique de sécurité complète établit des directives strictes qui assurent la sécurité de vos conducteurs ainsi que des autres usagers de la route qu'ils peuvent croiser. Elle doit être aussi spécifique que possible, car beaucoup de règles peuvent se perdre dans les zones grises. Il devrait être clair qu'il s'agit de règles qui doivent être suivies, plutôt que de simples suggestions. Lors de la création d'une politique de sécurité complète pour votre flotte, vous devriez vous assurer que : Chaque conducteur de la flotte ait une copie de la politique de sécurité, l'étudie et la signe. Des tests de sécurité sont effectués à la fin de différents niveaux de formation pour s'assurer que les conducteurs ont étudié la politique. Les politiques sont uniques à votre flotte et tiennent compte de ces circonstances uniques et constantes auxquelles votre flotte fait face. La politique montre aux conducteurs comment se préparer aux événements imprévisibles, identifier ces problèmes lorsqu'ils surviennent et réagir adéquatement. Ceci implique de passer en revue une liste de vérification d'événements possibles tels que :

• Somnolence
• Problèmes de véhicule
• Changements environnementaux
• Menaces d'autres conducteurs

Généralement, la politique devrait couvrir tous les événements routiers possibles tirés de données routières passées, qui peuvent être enregistrées par des applications de gestion de flotte comme Driveri.

Implémentez une formation véhiculaire appropriée

Pour que les flottes fonctionnent de façon optimale, les véhicules doivent toujours être en excellente condition de fonctionnement. Bien que le mécanicien automobile soit responsable de la maintenance et des réparations sérieuses, les conducteurs d'entreprise sont aussi requis de prendre soin des véhicules qu'ils conduisent. De la propreté à l'exécution de vérifications de routine, les conducteurs doivent comprendre l'importance de garder leurs véhicules en excellente condition. Premièrement, quand les véhicules développent constamment des défauts dus à une mauvaise maintenance, le coût de réparation augmente et affecte indirectement leur potentiel de gain. Deuxièmement, dans plusieurs entreprises, les conducteurs reçoivent des amendes pour négligence de véhicule. La formation combinée à des politiques strictes de véhicule qui viennent avec des conséquences pour la négligence est une bonne façon de s'assurer que les véhicules de flotte sont bien entretenus. Un problème commun que les conducteurs affrontent sur la route est celui de problèmes de véhicule sans précédent. Même avec d'excellentes pratiques de maintenance, les véhicules peuvent développer des défauts. Un aspect central de la formation des conducteurs devrait impliquer de préparer les conducteurs à cette situation. Habituellement, les systèmes automatisés de gestion de flotte, spécialement ceux basés sur l'intelligence artificielle, détectent les défauts et recommandent la meilleure solution. Et les données de conduite recueillies par des systèmes comme Driveri peuvent être incorporées dans les programmes de formation pour aider à identifier les zones problématiques. Malgré la présence de tels logiciels, les conducteurs doivent connaître le véhicule de fond en comble. À la fin de la formation, chaque conducteur devrait savoir comment faire n'importe lequel des éléments suivants :<ul

• Identifier la source de tout problème qui survient. Par exemple, un conducteur devrait savoir ce qui pourrait causer la surchauffe ou des problèmes avec l'hydraulique.
• Évaluer les dommages pour savoir à quel point c'est grave et quand demander de l'aide supplémentaire.
• Effectuer la maintenance de base sur le véhicule comme un changement d'huile, changement de pneu ou resserrer des vis desserrées.
• Opérer le véhicule dans des conditions météorologiques extrêmes comme la neige ou la pluie sous différentes conditions routières incluant les nids-de-poule et les limites de vitesse.
• Rester à jour sur la formation véhiculaire supplémentaire et les rappels.

Implémentez la technologie pour protéger les conducteurs

Vous pouvez former vos conducteurs à tout faire, de surveiller les dangers de sécurité à gérer les problèmes adéquatement, mais à la fin de la journée ils ont encore besoin d'aide. Autant les conducteurs peuvent déplacer les véhicules d'un endroit à un autre, il y a plusieurs risques pour lesquels ils peuvent ne pas être préparés. Il y a aussi des problèmes qu'ils peuvent être incapables de détecter sur la route, ou des situations difficiles pour lesquelles ils peuvent ne pas avoir de solutions. Dans des cas comme celui-ci, les conducteurs sont protégés par les bons outils technologiques. Les meilleurs outils de sécurité des conducteurs, incluant Driveri, ont un logiciel d'analyse de risque intégré combiné avec la collecte de données et l'analytique, des traceurs GPS, des capteurs, des caméras et des systèmes de communication. Dans plusieurs cas, ces composants sont combinés avec l'intelligence artificielle qui sert comme coach à bord pour le conducteur. Les systèmes d'intelligence artificielle orientés vers la gestion de flotte et la sécurité des conducteurs deviennent de plus en plus populaires. La plupart d'entre eux visent à simplifier les processus de collecte de données routières, surveillance des conducteurs et navigation des risques routiers ; cependant, ce sont de nouvelles technologies et les conducteurs peuvent avoir besoin de formation pour s'habituer à les utiliser. Implémenter ce type de technologie est excellent pour votre flotte - mais si vos conducteurs ne savent pas comment l'utiliser, alors le but est vaincu. Tout en diversifiant votre technologie de flotte, c'est quelque chose que vous devriez considérer. Dans le cadre de leur formation, les conducteurs devraient apprendre comment utiliser et opérer tout outil technologique utilisé par la flotte. Ils devraient idéalement être capables d'accéder et comprendre comment lire les données collectées par de tels outils ainsi que donner des commentaires valides sur leur bon fonctionnement. Le matériel de formation technologique devrait être facile à comprendre et bien formaté pour un apprentissage rapide. Vous devriez aussi avoir des documents d'accueil régulièrement mis à jour disponibles pour les périodes où les conducteurs ont des problèmes avec leurs outils technologiques, même après la formation. Ces documents peuvent aussi servir comme manuels pour les conducteurs nouvellement embauchés qui n'ont jamais utilisé l'outil auparavant.

Envoyez des rappels fréquemment

Similairement à la façon dont vous traiteriez toute autre annonce à l'échelle de l'entreprise, des mémos et rappels par courriel devraient être envoyés aux conducteurs. Les rappels les tiennent à jour sur leurs :

• Programmes et horaires de formation de flotte
• Mises à jour de politique
• Conseils de sécurité routière
• Horaires de réunion
• Certifications requises
• Conditions routières changeantes
• Évaluations de performance

Il y a plusieurs façons faciles d'envoyer des rappels, surtout dans les grandes flottes. Vous pouvez programmer des rappels sur des applications comme Calendly, des espaces de travail comme Slack et Asana ou des plateformes de gestion de flotte. Peu importe ce que vous choisissez, votre but devrait être de tenir les conducteurs informés sans les spammer avec des notifications. Les conseils suivants devraient vous aider à créer les rappels parfaits :

• Programmez les rappels au début du mois via Google Calendar, Calendly ou toute autre plateforme de communication électronique. Ceci automatise le processus et envoie les rappels aux jours programmés sans aucune interférence.
• Gardez-le simple et livrez seulement les détails nécessaires.
• Selon votre culture de travail, vous pouvez le garder formel ou amical.
• Ajoutez des incitatifs pour la présence ou des conséquences pour ne pas se présenter.

Communiquez avec les conducteurs de flotte régulièrement

Formuler un bon plan de formation exige que vous compreniez vos conducteurs et quels aspects de leurs emplois leur posent le plus de problèmes. Ceci implique de communiquer avec eux et de laisser ces lignes de communication bidirectionnelles ouvertes. Une communication efficace vous aide à rationaliser le cours de formation de chaque conducteur, ce qui à son tour vous épargne de l'argent. En plus d'utiliser la communication comme moyen de collecter l'information pertinente au matériel de formation, vous pouvez l'utiliser comme façon de collecter des commentaires. Vous devriez être disposé à comprendre quelles parties de la formation ils trouvent accablantes et quelles parties sont plus faciles à saisir. La communication est un composant nécessaire pour la formation des conducteurs parce qu'elle vous aide à faire n'importe lequel des éléments suivants :

• Les conducteurs sont principalement sur la route même pendant les périodes de formation, alors en tant que gestionnaire de flotte, vous communiquez généralement avec eux via appels téléphoniques ou dispositifs de communication dans le véhicule. Par exemple, l'application mobile Driveri peut fournir des mises à jour de performance en temps réel aux conducteurs pendant qu'ils sont sur la route. Bien que ce soit une bonne façon de communiquer, il est important de viser la communication face à face quand possible. De cette façon, vous pouvez lire le langage corporel et les nuances ne se perdent pas en traduction.
• Écoutez pour comprendre, et pas seulement pour répondre quand les conducteurs communiquent avec vous pendant ces rencontres. Comme conseil, vous devriez répéter ce que votre conducteur a dit pour qu'il puisse confirmer si vous l'avez entendu correctement.
• Restez calme même quand confronté à des plaintes de conducteurs émotionnels ou accablés.
• Posez des questions au lieu de faire des suppositions. Ceci montre que vous êtes disposé à vous engager avec les conducteurs et que vous vous souciez vraiment de leurs expériences. Assurez-vous que ces questions ne sont pas antagonistes ou accusatrices. Par exemple, commencer une question avec 'pourquoi avez-vous ?' met immédiatement un conducteur sur la défensive et ce n'est pas ce que vous essayez d'accomplir.
• La communication est une rue à double sens, alors assurez-vous de répondre honnêtement à toute question que vos conducteurs peuvent poser et ne les rejetez pas.
• Encouragez vos conducteurs comme vous le pouvez pour les garder concentrés et stimuler leur moral pendant la formation.
• Si vous dites à vos conducteurs que vous allez résoudre une plainte, alors vous devriez le faire. Ceci bâtit la confiance au fil du temps et leur permet de s'ouvrir davantage, menant à une transparence totale au sein de votre flotte. C'est précieux pour tout gestionnaire de flotte.
• Tenez des rencontres régulières et des discussions ouvertes pour que les conducteurs parlent librement, fassent des plaintes, parlent de leurs expériences et reçoivent des perspectives. Permettez aux conducteurs de choisir les sujets dont ils aimeraient parler avant chaque rencontre. Ceci donne le ton pour qu'ils s'ouvrent.
• Rappelez-leur les règles de sécurité et de maintenance et mettez-les à jour sur la performance de la flotte.

Tenez les conducteurs responsables

Le gestionnaire de flotte est chargé de s'assurer que les conducteurs sont adéquatement formés concernant la sécurité, la maintenance et la conformité réglementaire. Il devrait y avoir des politiques montrant les règles pour chacun de ces domaines et comment éviter de les enfreindre. Après avoir été formés, une bonne façon d'appliquer ces règles et d'épargner à l'entreprise des coûts de responsabilité est de s'assurer qu'il y ait des conséquences pour les enfreindre. Les conducteurs devraient être tenus responsables d'actions fausses et illégales. Il devrait y avoir des conséquences spécifiques pour des actions comme :

• Excès de vitesse
• Conduite imprudente et mise en danger d'autres usagers de la route
• Comportements de conduite risqués intentionnels
• Non-respect de la politique d'entreprise
• Négligence de véhicule

Les politiques devraient clairement indiquer que le conducteur comprend et accepte les règles de conduite énumérées ainsi que les conséquences de les enfreindre. Cette déclaration devrait être signée et classée pour usage futur et revisitée chaque fois que la politique est révisée. Pour équilibrer ces conséquences, vous pourriez choisir d'offrir des incitatifs pour bon comportement. Les conducteurs pourraient gagner des points, des éloges, des positions sur un tableau de classement, des bonis et d'autres récompenses pour maintenir une excellente performance de travail. Par exemple, Driveri a un système GreenZone dans lequel la performance des conducteurs peut être mise à jour en temps réel et affichée au siège social de l'entreprise. Ceci peut motiver les conducteurs à faire mieux. Cependant, vous pouvez aussi décider de ne pas faire ceci parce que ce devrait être le devoir du conducteur de respecter toutes les règles. Ce que vous décidez de faire dépend de la préférence.

Réflexions finales

La formation des conducteurs est importante pour que les flottes performent bien et évitent les accidents. Bien que cela puisse sembler évident, plusieurs entreprises échouent à former leurs conducteurs sur d'importants dangers de sécurité, ou même des pratiques de maintenance. Une enquête par l'organisme de bienfaisance de transport Brake a montré que 28% des flottes qu'ils ont interviewées n'offrent aucune formation de vitesse aux conducteurs. Bien que nécessaire, la formation ne devrait pas être précipitée. Pour les meilleurs résultats, votre horaire de formation de flotte devrait être délibéré et couvrir chaque aspect clé du travail du conducteur incluant la performance routière, la maintenance de véhicule, la conformité et l'utilisation d'outils technologiques. Pendant le processus, vous devriez être patient, transparent, encourageant, mais ferme. Faites savoir à vos conducteurs que la formation est obligatoire et devrait être prise au sérieux.