Cómo Controlar los Costos Operativos de Flotillas

Los costos de operación de flotillas pueden hacer o romper tu empresa. Ahorrar lo suficiente permite obtener ganancias y un ROI más rápido, pero escatimar en gastos esenciales podría alejar a personal valioso y llevarte al rojo a largo plazo. Los gerentes de flotillas necesitan encontrar ese delicado equilibrio entre ahorrar y gastar para que el negocio continúe creciendo. ¿Hay costos específicos en los que deberías gastar menos? Sigue leyendo para descubrir los diferentes costos que implica operar una empresa de flotillas y cómo puedes maximizar cada uno para ventaja de tu negocio.

Desglosando el Costo Total de Propiedad

Todas las compras de activos fijos de tu empresa junto con los gastos incurridos durante la operación comprenden el precio acumulativo de tu costo total de propiedad (TCO). Para simplificar la última oración, puedes categorizar todo lo que has pagado en dos categorías:

1.  Costos fijos son todos los gastos que se mantienen constantes sin importar qué tan grandes o pequeños se hayan vuelto tus ventas o servicios de transporte. Estos incluyen impuestos, seguros, seguros de vehículos y depreciación, licencias, costos de alquiler, préstamos, permisos y cualquier pago de arrendamiento.
2.  Costos operativos comprenden los gastos diarios requeridos para mantener el negocio de flotillas, como combustible, llantas, estacionamiento, peajes y mantenimiento.

Calculando el Costo por Milla

Puedes registrar con precisión tu TCO usando las categorías anteriores. Una vez que tengas estos costos, puedes calcular el costo por milla con esta fórmula:(Costos Fijos + Costos Variables) / Millas Recorridas = Costo por MillaEl costo por milla se calcula anual o mensualmente. Es mejor automatizar los costos fijos y operativos incurridos a lo largo del tiempo para que puedas calcular rápida y fácilmente el costo por milla del negocio. Tener el costo por milla te ayuda a evaluar cuánto gastas regularmente para operar el negocio mientras lo comparas con la entrada de ingresos y ganancias que tienes en general.

5 Formas de Reducir los Costos de Operación de Flotillas

1. Equilibra la economía de combustible con el rendimiento del conductor

Los gerentes de flotillas necesitan equilibrar la economía de combustible con el rendimiento general de su empresa. Quieres maximizar cuánto gastas en combustible pero sin enfrentar problemas operacionales. El combustible debe proporcionar a los conductores lo suficiente para hacer su trabajo correctamente, mientras también considera qué potencia necesitan para subir colinas y evitar que conduzcan muy por encima del límite de velocidad. Analiza los costos gastados en combustible y cómo se acumulan en su rendimiento diario. Un equilibrio de estos factores asegura que completen cada trabajo bien.

2. Planifica tu estrategia de mantenimiento

El mantenimiento es crucial para regular y ahorrar en los costos de tu flotilla. Asegúrate de que todos los conductores cumplan con las verificaciones previas y posteriores a la conducción para que cualquier mantenimiento preventivo o reactivo pueda hacerse inmediatamente. Tu estrategia también puede utilizar una base de datos de flotilla que rastree cada camión y el rendimiento del conductor y qué tan bien se desempeñan en mantenimiento.

3. Mantén el tiempo de conducción en un horario

Los costos de combustible, tiempo y mantenimiento preventivo se reducen cuando todos los conductores siguen sus horarios estrictamente. Ten un sistema que permita a los gerentes de flotillas revisar todos los horarios de llegada y salida para las rutas del día al mes. Integra los inicios de sesión diarios de tus conductores y registros de entrada al descargar las mercancías con el resto de tus datos. También necesitas considerar los turnos de descanso de los conductores y las horas de servicio que mantienen a los conductores alerta durante su turno.  El tiempo es dinero y ese es ciertamente el caso cuando se trata de los servicios regulares de tu flotilla.

4. Haz responsables a los conductores por el daño al camión

Los accidentes están destinados a suceder. Mantener a tus conductores responsables a través de entrenamiento de seguridad y cámaras de tablero previene cualquier costo innecesario por daño vehicular. Por responsabilidad, no queremos decir hacerlos culpables del daño al camión. Necesitas empoderar a los conductores con los medios para la prevención de daños y recopilación de datos objetivos para ver qué pasó. Tener evidencia indiscutible de las cámaras de tablero reduce las primas de seguros y gestiona tus costos operacionales. También descubres cualquier factor externo que pueda jugar un papel en estos accidentes y los consideras en tus próximos costos operativos.

5. Programa entrenamiento regular de seguridad

La prevención es mejor que la cura y este principio se aplica al control de tus costos operativos de flotilla. Con entrenamiento regular de seguridad, los conductores recuerdan conducir defensivamente y reciben actualizaciones sobre las mejores prácticas. Junto con coaching de conductores, has asegurado el mejor rendimiento en cada viaje. Las alertas en tiempo real de Netradyne advierten a los conductores si son propensos a malos hábitos, mientras también registran cualquier buen comportamiento detectado a través de las cámaras de tablero. La retroalimentación equilibrada de comportamientos positivos y negativos muestra a los conductores sus fortalezas y cómo mejorar a largo plazo.

Reflexiones Finales

Ahorrar y gastar en costos operativos es un desafío para cualquier empresa de flotillas. Pero con planificación estratégica, contabilidad y entrenamiento de seguridad, tu empresa puede maximizar los costos fijos mientras reduce los costos operativos. Mantén todos estos consejos en mente y tendrás una base sólida para mantener los libros en verde. Revisa la tecnología de rendimiento de seguridad de flotillas que también puede ahorrar a tu empresa en futuros gastos operativos.