Compliance Checklist voor Operators 2024

Het Department of Transportation (DOT) stelt processen, protocollen en vereisten vast die de veiligheid van iedereen op de weg waarborgen. Het is van cruciaal belang dat wagenparkunternemen voldoen aan dergelijke maatregelen, vooral met hun officiële checklist. Uw wagenpark kan op elk moment worden geïnspecteerd, dus het is verstandig om zo goed mogelijk voorbereid te zijn. Wat is DOT compliance? Het DOT heeft een lijst van vereisten waaraan alle chauffeurs en wagenparkunternemen moeten voldoen. Dit wordt ook wel een DOT checklist genoemd die wordt gebruikt als basis voor de audits van de organisatie. In deze blog hebben we opgenomen wat een DOT compliance checklist zou omvatten als betrouwbare referentie.

De DOT Compliance Checklist

1. Hours of Service regel - CFR49 Deel 395

De compliance checklist van de Federal Motor Carrier Safety Administration of de FMCSA verwijst naar de hours of service regelgeving. Deze stelt een limiet aan hoe lang chauffeurs opeenvolgende dienst kunnen hebben. Bijvoorbeeld, chauffeurs die goederen vervoeren hebben een rijlimiet van 11 uur na 10 uur buiten dienst. Ze mogen ook niet rijden na het 14e opeenvolgende uur na aanvang van dienst, en hun tijd buiten dienst zal deze periode niet verlengen. Chauffeurs moeten hun werk- en rusttijden registreren voor DOT logboek bewaring. Zorg ervoor dat er documenten zijn die de oorsprong en bestemming van elke rit aangeven. Het helpt ook om bonnen te hebben die uitgaven aantonen om te bewijzen dat de chauffeurs de pauze hebben genomen. Geef uw chauffeurs een digitaal middel om hun uurlogs te uploaden en op te slaan. FMCSA record-keeping vereisten gelden voor bewaring van ten minste 6 maanden.

2. DVIR - CFR49 Deel 396.11

De Driver Vehicle Inspection (DVIR) is de pre-trip inspectie van uw chauffeur. Deze stap zorgt ervoor dat het voertuig geschikt is voor lange afstandsreizen. Chauffeurs moeten dit dagelijks doen, terwijl wagenparkbeheerders de laatste DVIR moeten beoordelen en de vermelde problemen moeten aftekenen. Alle problemen moeten worden opgelost voordat het commerciële voertuig opnieuw wordt gebruikt. Uw vrachtwagenchauffeur moet ook deze inspecties en uw goedkeuring registreren.

3. IFTA of de International Fuel Tax Agreement

Consistente registraties van uw brandstofbelastingen gebaseerd op de IFTA zijn een ander integraal onderdeel van de DOT checklist. De IFTA is van toepassing op Amerikaanse staten en Canadese provincies en is ontworpen om te vereenvoudigen hoe vervoerders brandstofbelastingen betalen. Wagenparken verkrijgen één IFTA licentie in de staat waarin hun voertuigen zijn geregistreerd of waarin ze een belangrijke operatie hebben. Ze dienen vervolgens elk kwartaal brandstofbelastingrapporten in die het brandstofverbruik en gereden mijlen van het wagenpark in andere staten en provincies beschrijven. De belastingen die u betaalt zijn proportioneel aan de mijlen die u binnen die staten en provincies rijdt en worden respectievelijk onder hen verdeeld. Compliant blijven met de IFTA vereist nauwkeurige registratie van afgelegde afstanden en gekochte en verbruikte brandstof - een taak die eenvoudig wordt gemaakt met wagenparkbeheersoftware.

4. IRP of het International Registration Plan

Het IRP is een interstate en interjurisdictionele overeenkomst die van toepassing is op 48 Amerikaanse staten, het District of Columbia, en 10 Canadese provincies. Het maakt "betaling van licentiekosten gebaseerd op wagenparkmijlen gereden in verschillende lidstaten" mogelijk volgens het Washington State Department of Licensing. Vergelijkbaar met de IFTA, worden de kosten die u betaalt om door andere jurisdicties te opereren betaald vanuit uw basisjurisdictie. Om lid te zijn van het IRP, moet uw "aandrijfeenheid" zoals beschreven door de overeenkomst "gebruikt worden of bedoeld zijn voor gebruik in twee of meer jurisdicties" en het moet gebruikt worden voor "het vervoer van personen tegen betaling of ontworpen, gebruikt of onderhouden voornamelijk voor het vervoer van goederen." Vrachtwagens moeten meer dan 12.001 pond wegen en drie of meer assen hebben ongeacht het gewicht.

5. Drugs- en alcoholtesten - CFR 49, Hoofdstuk III, Deel 382

Alle wagenparkeigenaren en operators moeten deelnemen aan het DOT Drugs- en alcoholtestprogramma. De regel is van toepassing op interstate en intrastate CMV chauffeurs. Het programma dekt ook dispatchers, monteurs, magazijnmedewerkers en andere vervangende chauffeurs. Registreer bij een DOT consortium en bekijk het DOT werkgevershandboek voor meer informatie.

6. DQF of het Driver qualification file - CFR 49, Hoofdstuk III, Deel 392.51

Hoe lang moet u chauffeursgeschiktheidsdossiers bewaren? Bewaar DQF's in uw administratie voor ten minste drie jaar. Een DQF is vereist voor elke chauffeur in dienst bij uw wagenparkunternemen. Het is vooral cruciaal als checklist voor de kwalificatie van nieuwe chauffeurs. Het DQF bestaat uit acht delen, waaronder hun werknemersaanvraag en een significant deel van hun MVR compliance controle. Wat betekent MVR in het vrachtwagentransport? MVR of hun Motor Vehicle Record geeft aan voor welke staten ze een commerciële licentie of vergunning hebben. Het DQF zal hun MVR van de laatste drie jaar bevatten, een MVR beoordeling, en een lijst van de overtredingen van de chauffeur in de laatste 12 maanden. De laatste drie componenten van een DQF zijn een kopie van het commerciële rijbewijs, een kopie of origineel Medical Examiner's Certificate geldig voor 24 maanden, en een notitie van de Medical Examiner die aangeeft dat ze op de National Registry of Certified Medical Examiners List staan.

7. CDL Endorsements - CFR 49, Hoofdstuk III, Deel 383.93

Uw commercial driver's license (CDL) endorsements geven u de bevoegdheid om verschillende commerciële voertuigtypes te besturen. Het stelt iemand ook in staat om speciale goederen te vervoeren. Sommige voorbeelden van CDL endorsements kunnen ook andere informatie in uw DQF vereisen, zoals verzekering voor gevaarlijke lading of een achtergrondonderzoek van de chauffeur. Deze endorsements variëren per staat, dus zorg ervoor dat deze bijgewerkt zijn.

Laatste Gedachten

Het handhaven van consistente DOT vereisten helpt wagenparkbeheerders hun eigen owner-operator Limited Liability Company (LLC) checklist uit te voeren. Het owner-operator rapport stelt compliance vast met alle veiligheidsregels en -voorschriften van het DOT. Zowel chauffeurs als andere voertuigeigenaren zijn beschermd. Heeft u vragen over compliance? Netradyne is hier om u te helpen bij te blijven met compliance en de volledige veiligheid van uw chauffeurs op de weg te waarborgen.